Từ ngày 1 tháng 4, hệ thống Báo cáo hàng tháng thống nhất của người sử dụng lao động sẽ chính thức hoạt động đầy đủ. Theo liên minh chính phủ tiền nhiệm, hệ thống này sẽ giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho doanh nghiệp, vì thay thế nhiều biểu mẫu hiện tại bằng một báo cáo tổng hợp duy nhất mỗi tháng.

Luật về Báo cáo hàng tháng thống nhất (JMHZ) của người sử dụng lao động tuy đã có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm nay, nhưng hệ thống sẽ bắt đầu vận hành từ tháng 4, nhằm cho các doanh nghiệp có thêm thời gian chuẩn bị cho cơ chế mới. Tuy nhiên, điều này cũng tiềm ẩn một khó khăn: để báo cáo của năm nay được hoàn chỉnh, các doanh nghiệp sẽ phải nộp bổ sung cho các tháng 1, 2 và 3. Thời hạn để nộp là đến ngày 30 tháng 6, và mỗi tháng phải được nộp riêng biệt.

Hệ thống mới nhằm mục tiêu đơn giản hóa nghĩa vụ báo cáo của người sử dụng lao động. Trước đây, họ phải nộp ít nhất 25 loại báo cáo khác nhau cho các cơ quan nhà nước, thường với các thời hạn khác nhau và yêu cầu dữ liệu chồng chéo. Hệ thống mới sẽ tạo ra một “điểm thu thập thống nhất”, và các báo cáo sẽ được nộp điện tử tới Cơ quan An sinh Xã hội Séc (ČSSZ).

Thời gian nộp báo cáo

Báo cáo phải được nộp trong khoảng từ ngày 1 đến ngày 20 của tháng tiếp theo so với tháng báo cáo. Ví dụ, báo cáo JMHZ cho tháng 4 phải nộp muộn nhất vào ngày 20 tháng 5. Nếu nộp trước ngày 1 tháng 5, báo cáo sẽ không hợp lệ. Báo cáo phải được điền bởi người dùng được ủy quyền (ví dụ có định danh ngân hàng). Nếu nộp thay người khác, phải có giấy ủy quyền.

Từ năm 2027, các bộ Giáo dục và Tư pháp cũng sẽ được kết nối vào hệ thống. Dữ liệu sẽ giúp Bộ Tư pháp đánh giá khả năng người nợ tham gia hoạt động kiếm thu nhập và thực hiện các phân tích phục vụ cho công tác ra quyết định của tòa án. Bộ Giáo dục sẽ truy cập dữ liệu để các cơ sở giáo dục không phải gửi thông tin hai lần – cả cho Bộ Giáo dục lẫn Bộ Lao động.

Trong tương lai, các quỹ bảo hiểm y tế cũng có thể được tích hợp vào hệ thống. Theo Seznam Zprávy, một số chuyên gia dự đoán điều này có thể xảy ra từ năm 2029. Chính vì lý do này, JMHZ không loại bỏ hoàn toàn các nghĩa vụ báo cáo của người sử dụng lao động. Do các quỹ bảo hiểm y tế chưa được tích hợp, các doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo hàng tháng cho tất cả các quỹ bảo hiểm y tế mà nhân viên của họ đã đăng ký.

Theo giám đốc ČSSZ František Boháček, khoảng 380.000 người sử dụng lao động sẽ phải đăng ký vào hệ thống. Báo cáo hàng tháng thống nhất (JMHZ) áp dụng với tất cả họ, không phân biệt quy mô doanh nghiệp. Định nghĩa về đối tượng áp dụng cũng rộng hơn nhiều so với trước đây. Ngược lại, báo cáo hàng tháng thống nhất không áp dụng với những người kinh doanh cá thể (OSVČ) nếu họ không thuê người lao động.

Báo cáo hàng tháng thống nhất (JMHZ) phải bao gồm những gì?

Doanh nghiệp có nghĩa vụ ghi nhận tất cả những nhân viên mà họ trả thu nhập chịu thuế, dù là tiền lương hay lợi ích phi tiền tệ (ví dụ như ô tô sử dụng cho mục đích cá nhân). Ngay cả nhân viên theo hợp đồng lao động ngắn hạn với thu nhập dưới 4.500 korun mỗi tháng cũng phải được đăng ký vào hệ thống.

Những thông tin cần báo cáo về nhân viên được quy định cụ thể trong nghị định của chính phủ. Chúng bao gồm:

• Thông tin nhận dạng cơ bản;
• Dữ liệu về cơ sở tính bảo hiểm và các khoản giảm trừ thuế;
• Số giờ làm việc;
• Các dữ liệu thống kê, như trình độ học vấn cao nhất đạt được.

Để phục vụ việc quản lý nhân viên, ČSSZ sẽ cung cấp cho mỗi nhân viên của doanh nghiệp một Mã số nhận dạng cá nhân (OIČ). Đây là một mã số mới, duy nhất và cố định gồm 10 chữ số, được cấp cho từng cá nhân. Nhân viên sẽ được các cơ quan nhận diện dựa trên mã số này và nó sẽ đi cùng họ trong suốt sự nghiệp nghề nghiệp. Theo Seznam Zpráv, OIČ sẽ thay thế số sinh (rodné číslo) khi doanh nghiệp giao tiếp với cơ quan nhà nước. Mã số mới này không tiết lộ ngày sinh hay giới tính của nhân viên.

Ngoài OIČ, còn có Mã số quan hệ lao động (IDPPV), dùng để xác định từng công việc cụ thể của nhân viên. Ví dụ, nếu một nhân viên đồng thời có hợp đồng lao động chính thức và một hợp đồng dịch vụ, họ sẽ chỉ có một OIČ duy nhất, nhưng sẽ có hai IDPPV khác nhau. ČSSZ cũng sẽ cung cấp số IDPPV này cho người sử dụng lao động.

Điều gì sẽ xảy ra nếu người sử dụng lao động không tuân thủ thời hạn?

Việc không nộp báo cáo hàng tháng là vi phạm nghiêm trọng và có thể bị phạt số tiền lớn. “Nếu không nộp báo cáo hoặc không phản hồi yêu cầu, mức phạt có thể lên tới 5.000 korun cho mỗi nhân viên mà bạn phải nộp báo cáo. Ví dụ, nếu bạn thuê 20 người, mức phạt tối đa có thể lên tới 100.000 korun. Đây là mức tối đa; trong thực tế, phạt có thể thấp hơn tùy theo mức độ nghiêm trọng và các yếu tố khác,” trang web giải thích.

Mức phạt tương tự cũng có thể áp dụng nếu công ty đăng ký nhân viên muộn. Hình phạt cũng áp dụng với các vi phạm nghĩa vụ khác, ví dụ:

• Không kịp thời báo cáo thay đổi công việc hoặc người sử dụng lao động;
• Không hủy đăng ký nhân viên đã nghỉ việc;
• Không khai báo các thay đổi quan trọng để tính bảo hiểm.

(Theo ČT24)