Datová schránka (DS) hoạt động tương tự như thư điện tử EMAIL, nhưng cung cấp xác thực  danh tính người gửi.  Thông qua các hộp dữ liệu, các cơ quan quản lý nhà nước trao đổi liên lạc thư bảo đảm với nhau, với các công ty và với các doanh nhân và cả cá nhân 

DS ở Cộng hòa Séc được hơn nửa triệu công ty và doanh nhân sử dụng và trong 10 năm tồn tại của nó, hơn 100 triệu thư bảo đảm và tài liệu đã được chuyển qua hệ thống này. Theo ước tính của máy chủ lupa.cz, việc vận hành DS đã tiêu tốn của nhà nước 6 tỷ CZK.

Lợi ích của DS

Dần dần DS sẽ thay thế hẳn kiểu gửi thư bảo đảm truyền thống bằng thư giấy với quy trình nhận phức tạp mất thời gian và tốn kém hơn nhiều

Khi có DS bạn sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Giả sử 1 tháng bạn nhận được 4-5 thư bảo đảm như phạt nguội của chính quyền, báo nợ Thuế hay nợ BHXH, VZP vv…thì bạn phải 4-5 lần ra bưu điện, lấy số xếp hàng, trình giấy tờ kiểm tra, ký để nhận thư. Nhà nước mất tiền gửi thư bảo đảm, người nhận mất thời gian ra bưu điện  nhận thư. Chẳng may quên không nhận được thư bảo đảm không biết phải nộp phạt, tiền phạt âm thầm tăng theo thời gian mà bản thân không biết vì sao

Nếu bạn có DS, sẽ đỡ phải đi bưu điện lấy thư bảo đảm.

Các công ty đăng ký thương mại bắt buộc phải có DS. Cho nên trao đổi thư bảo đảm với công quyền, quản lý nhà nước rất nhanh đơn giản , bảo đảm và miễn phí tiết kiệm chi phí và thời gian. Có thể ủy quyền cho kế toán quản lý DS.

Hiện nay DS cùng với EIdentia là một trong những công cụ để bạn có thể truy cập vào các Trang như của chính quyền, của BHXH, BHYT hay Sở thuế, Sở nhà đất… vv Rất thuận lợi

Ngày càng nhiều các cơ quan sử dụng DS và ý nghĩa của nó ngày càng tăng.

Vậy Hộp dữ liệu là gì?

Đó là công cụ liên lạc điện tử bảo đảm, được nhà nước bảo đảm dùng thay thế cho thư bảo đảm bằng giấy. DS phục vụ chủ yếu cho việc giao tiếp với các cơ quan công quyền.
Các chính quyền có nghĩa vụ sử dụng hộp dữ liệu trong giao tiếp với bất kỳ ai đã thiết lập hộp dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng hộp dữ liệu để liên lạc với bất kỳ cơ quan chức năng nào , chẳng hạn như an sinh xã hội , các công ty bảo hiểm y tế hoặc cơ quan thuế. Nó hoạt động tương tự như hộp thư điện tử. Nói một cách đơn giản, hộp dữ liệu để gửi thư bảo đảm điện tử vì danh tính đã được xác định

Ý nghĩa của Hộp dữ liệu 

• tăng tốc độ liên lạc giữa các cơ quan chức năng và doanh nghiệp,
• tăng cơ hội gửi thư thành công (xác suất gửi đạt 99% được chỉ định cho các hộp dữ liệu so với 45% cho các thư đã đăng ký),
• tiết kiệm thời gian, chi phí, giấy tờ,
• bằng chứng đã chuyển thư (văn bản điện tử có hiệu lực pháp lý tương tự như văn thư giấy có đóng dấu  và  nội dung của nó có thể được chứng minh bất cứ lúc nào).
• Hộp dữ liệu có thể mở cho bất kỳ ai muốn (ngay cả người không kinh doanh, hay người nước ngoài), 
• Hộp dữ liệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với các công ty theo luật quy định và được DS được lập tự động : 

• Các cơ quan công quyền, quản lý nhà nước
• Các công ty đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại,
• Luật sư,
• Tư vấn thuế,
• Quản trị viên mất khả năng thanh toán.

Ai có thể đăng ký mở Hộp dữ liệu (DS)? 

• bất kỳ các nhân nào (không cần phải là người kinh doanh, nhân viên cũng có thể nộp đơn đăng ký mở),
• Các công ty mà không có nghĩa vụ đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại
• Các cơ quan công quyền, quản lý nhà nước
• Nếu công ty có đăng ký thương mại tại tòa thì Hộp dữ liệu à bắt buộc theo luật quy định, công ty không cần phải yêu cầu tạo nó, DS sẽ được tạo tự động cho công ty
• Đăng ký mở hộp dữ liệu không mất phí

Cách đơn giản nhất  lập hộp dữ liệu  tại các điểm Czech POINT ở bưu điện

Các mẫu đơn xin mở DS:  Điền đơn rồi ra bưu điện Czech POINT công chứng 

• Mẫu cho cá nhân
• Mẫu cho cá nhân kinh doanh
• Mẫu cho công ty không đăng ký thương mại

Cũng có thể gửi yêu cầu mở Hộp dữ liệu 

Trực tiếp – Gửi đơn thẳng cho cơ quan đăng ký của Bộ Nội vụ đến địa chỉ 

• Ministerstvo vnitra České republiky
• Odbor eGovernmentu, 
• nám. Hrdinů 1634/3, 140 21
• Praha 4 – ČR

Gửi Qua đường bưu điện – Gửi đơn đã điền + ký có công chứng đến địa chỉ trên của Bộ Nội vụ.

Hộp dữ liệu  mở xong là bạn sẽ nhận được truy cập để sử dụng ngay – Sau lần truy cập đầu tiên nên đổi mật khẩu truy cập

Làm cách nào để đăng nhập DS của tôi?

Vào địa chỉ này và Đăng nhập : https://www.mojedatovaschranka.cz/ 

Dữ liệu truy cập (Tên truy cập và mật khẩu) được gửi theo yêu cầu của người nộp đơn đến địa chỉ liên hệ do người nộp đơn chỉ định trong đơn đăng ký và các cá nhân kinh doanh và có thể gửi đến địa chỉ email của người gửi

Hãy nhớ rằng mật khẩu ban đầu phải được thay đổi ngay sau lần đầu tiên  đăng nhập.

Chúng tôi khuyến cáo nên thay đổi mật khẩu  khoảng 90 ngày một lần. 

Nếu không muốn thay đổi mật khẩu 90 ngày một lần, cần đặt hiệu lực của mật khẩu không giới hạn trong cài đặt hộp dữ liệu.

Cần lưu ý

• Nhận thư bảo đảm vào DS sau 10 ngày được pháp luật coi như bạn đã nhận thư bảo đảm bất kể bạn có mở ra xem hay không
• Nhận xong nên lưu về máy tính 
• Thư chỉ lưu giữ 90 ngày trên DS , sau đó DS sẽ xóa
• Nhận thư bảo đảm miễn phí nhưng gửi thư từ DS phải trả tiền
• Mất hay quên truy cập DS, xin cấp lại mất 200 CZK

Biên soạn: Ing. Doãn Dân